Как провести внутренний аудит персональных данных

Проведение аудита персональных данных (ПДн) в компании — эффективный способ защиты информации и репутации. Проверка процессов обработки, оценка рисков и контроль соблюдения законодательства помогают выявить уязвимости до проверки Роскомнадзора. Даже небольшие ошибки в работе с данными могут привести к штрафам и утечкам, поэтому системный аудит — ваша гарантия безопасности.

Обязательно ли проводить аудит по закону

Аудит процессов обработки персональных данных — обязательная часть работы каждой компании. п.4 ч.1 ст.18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ закрепляет обязанность операторов контролировать соблюдение правил обработки, хранения и защиты ПДн, установленных законодательством, а также Политикой оператора и другим внутренним документам. Это значит, что при проверке Роскомнадзора вы должны предоставить доказательства проведенного аудита: протоколы, планы проверки, отчеты и внутренние регламенты.

Проверка нужна не только для исполнения требований ФЗ №152-ФЗ, но и для реальной защиты информации о сотрудниках и клиентах. В ходе аудита оценивают правовую готовность компании (наличие всех необходимых документов), эффективность технических мер защиты данных, а также готовность к взаимодействию с инспекторами.

Сроки проведения аудита организация определяет самостоятельно, но мы рекомендуем проверять процессы минимум раз в год. Обязательно проведите аудит, если поменялся ответственный за организацию работы с ПДн, назначен новый руководитель или планируется проверка Роскомнадзора. Так вы сможете заранее выявить слабые места и минимизировать риски штрафов.

Пример, почему так важен аудит:
Компания, которая не проводила внутренний аудит, получила предписание от Роскомнадзора за несоблюдение требований к хранению персональных данных сотрудников. Если бы проверка была регулярной, недочеты удалось бы устранить заранее.

Что проверяется при внутреннем аудите персональных данных

Внутренний контроль (аудит) персональных данных помогает системно оценить, насколько организация соблюдает требования закона и защищает сведения о сотрудниках, клиентах и других физлицах.
При проведении аудита проверяют несколько ключевых аспектов:

1. Правовая документация:
   • наличие приказа о назначении ответственного за организацию обработки ПДн;
   • издание операторов Политики в отношении обработки ПДн и обеспечение неограниченного доступа;
   • наличие локальных актов оператора, которые определяют цели обработки, категории и перечень обрабатываемых ПДн, категории субъектов, способы, сроки обработки и хранения, порядок уничтожения, а также процедуры, внедренные для предотвращения нарушений законодательства;
   • проведение оценки вреда;
   • корректность и полноту согласий на обработку ПДн, договоров с подрядчиками;
   • корректность и полноту согласий на обработку ПДн, договоров с подрядчиками, политики обработки ПДн и других документов.
2. Организационные меры:
   • соблюдение регламентированных процессов работы с данными;
   • ограничение доступа сотрудников к информации в зависимости от их должностных обязанностей;
   • ознакомление сотрудников с локальными документами о процессах обработки ПДн;
   • наличие инструкций для работы с персональными данными, регламента действий при инцидентах, и т.д.
3. Техническая защита данных:
   • настройка информационных систем и баз данных, шифрование и резервное копирование;
   • контроль доступа и логирование действий пользователей;
   • защита от внешних угроз, таких как вирусы, фишинг или несанкционированный доступ.
4. Готовность к проверкам:
   • наличие отчетов и протоколов предыдущих аудитов;
   • оценка возможности быстро предоставить документы Роскомнадзору.

Проверка этих пунктов позволяет реально повысить безопасность персональных данных. Например, аудит может выявить, что часть сотрудников имеет доступ к файлам, которые им не нужны для работы, или что устаревшие базы данных хранятся без шифрования. Исправление таких нарушений снижает риски утечек и демонстрирует контролирующим органам, что компания системно занимается безопасностью данных.

Проведем бесплатный аудит вашей организации или ИП на предмет соблюдения новых требований закона «О персональных данных»

Сделаем заключение на соблюдение требований Роскомнадзора

Запишитесь на бесплатный аудит

Заполните форму и мы свяжемся с вами

Нажимая кнопку "Отправить", я соглашаюсь на обработку моих персональных данных в соотв. с ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ на условиях и для целей, определенных Согласием на обработку персональных данных

Нажимая кнопку "Отправить", я соглашаюсь на получение рассылки в соотв. с ФЗ от 13.03.2006 №38-ФЗ на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности

Отправить

Как провести внутренний аудит персональных данных

Аудит защиты персональных данных начинается со сбора и анализа информации. В первую очередь вы должны провести обзор всей документации, связанной с обработкой персональных данных. Чем полнее этот набор, тем объективнее будут результаты аудита. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц, внутренние регламенты, согласия сотрудников и клиентов, а также договоры с подрядчиками, которые обрабатывают данные.

Следующий этап — проверка Политики обработки ПДн. Этот документ отражает все процессы, в которых вы используете сведения о сотрудниках, клиентах или контрагентах. В Политике фиксируются:

• цели сбора данных;
• категории субъектов и самих данных;
• способы обработки;
• используемые информационные системы;
• правовые основания, действия с данными и сроки их хранения.

Далее вам необходимо провести анализ соблюдения законодательных требований.
Проверьте:

• есть ли у вас действующие согласия или иные законные основания для обработки;
• соблюдаются ли правила хранения, передачи и уничтожения данных, в том числе наличие правомерной трансграничной передачи;
• корректно ли поданы уведомления в Роскомнадзор;
• соответствует ли защита данных требованиям Приказа ФСТЭК от 18.02.2013 №21 и Постановления Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. №1119;
• заключены ли договоры с третьими лицами, которым поручена обработка, есть ли формы согласий на передачу ПДн таким лицам.

По завершении аудита оформите отчет о результатах. В нем зафиксируйте выявленные несоответствия и конкретные рекомендации по их устранению. Каждое нарушение свяжите с нормой закона, назначьте ответственных исполнителей и установите сроки исправления.

Заключение

Регулярный аудит персональных данных в организации позволяет не только соблюдать требования ФЗ № 152-ФЗ, но и минимизировать риски утечек, штрафов и конфликтов с клиентами и сотрудниками. Проведение системной проверки, исправление выявленных нарушений и обучение персонала создают безопасную среду для обработки информации и укрепляют доверие к вашей компании.