Обработка персональных данных в 2025 году: какие документы должны быть в организации

Чтобы минимизировать риски и не платить крупные штрафы, подготовьте документы по обработке персональных данных (ПДн). Они не только защитят от санкций, но и создадут прозрачную систему работы с личной информацией физлиц, что особенно важно в условиях ужесточения контроля за защитой данных.

Перечень документов по обработке персональных данных

Наличие локальных документов по обработке персональных данных — не просто формальность, а требование законодательства. Они обеспечивают юридическую безопасность компании и формируют прозрачную систему работы с ПДн. Оператор должен разработать регламенты, по которым можно понять, какие данные собираются, как хранятся, кто имеет к ним доступ и какие меры защиты применяются. Отсутствие таких документов может привести к штрафам, репутационным рискам и даже судебным разбирательствам.

Что обязательно должно быть в организации:

1. Политика обработки ПДн.
2. Положения об обработке данных сотрудников, клиентов, контрагентов и других физлиц.
3. Шаблоны согласий на обработку, передачу, распространение ПДн.
4. Положение о защите ПДн.
5. Регламент допуска к данным.
6. Приказ о назначении ответственного.
7. Договор с третьим лицом, если ему поручена обработка.
8. Правила оценки вреда.
9. Правила проведения внутреннего контроля.
10. Акт определения уровня защищенности.
11. Акт оценки вреда.
12. Журналы учета обращений субъектов, носителей информации, проведения инструктажей, и т.д.
13. Иные документы по обработке и защите ПДн.

Без правильно оформленных документов любая работа с персональными данными может быть признана незаконной, что повлечет за собой серьезные последствия для бизнеса и крупные штрафы — до 500 млн рублей. В некоторых организациях перечень документов для обработки ПДн может достигать 60 наименований, но мы рассмотрим самые основные, которые должны быть у всех.

Важно: к персональным данным относится любая информация, по которой можно определить конкретного человека. Например, ФИО, дата рождения, адрес, номер телефона, фотография, реквизиты банковского счета.

Политика обработки персональных данных

Это документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных.Политика должна соответствовать требованиям ст. 18.1 ФЗ №152-ФЗ.

В политике указываются:

• цели обработки ПДн;
• перечень обрабатываемых данных;
• способы и сроки хранения;
• меры защиты информации и т.д.

Политика должна быть опубликована на сайте компании (если он есть) и доступна для ознакомления.

Положение об обработке персональных данных сотрудников

Согласно ст. 86 ТК РФ, работодатель обязан закрепить порядок обработки личных данных сотрудников во внутреннем документе, устанавливающем порядок обработки персональных данных — Положении. Этот локальный акт должен содержать ключевые условия:

1. Общие положения:
   • назначение документа и сфера его применения;
   • дата введения в действие и порядок внесения изменений.
2. Сбор и обработка данных:
   • перечень сведений, которые работник предоставляет при трудоустройстве (паспортные данные, ИНН, СНИЛС и др.);
   • условия обновления информации (например, при смене фамилии или места жительства).
3. Хранение и защита информации:
   • сроки хранения персональных данных (в соответствии с законом и внутренними регламентами);
   • меры безопасности (шифрование, ограничение доступа, защита от утечек);
   • круг лиц, имеющих доступ к данным (кадровые специалисты, бухгалтерия, руководители).
4. Использование и передача данных:
   • в каких целях применяются персональные сведения (оформление трудовых отношений, налоговая отчетность и т. д.);
   • условия передачи данных третьим лицам (например, в Пенсионный фонд или по запросу суда).
5. Уничтожение данных:
   • порядок удаления информации после истечения сроков хранения или при увольнении сотрудника.
6. Гарантии конфиденциальности:
   • обязанности работодателя по защите данных от разглашения;
   • права работника на обжалование нарушений (например, незаконная передача данных посторонним лицам).

Документ вступает в силу после издания приказа руководителя. Подписать его может генеральный директор или иное уполномоченное лицо, если такие полномочия закреплены в доверенности.
Важно! Также в организации должно быть Положение об обработке ПДн клиентов, контрагентов или иных субъектов, с которыми она взаимодействует.

Проведем бесплатный аудит вашей организации или ИП на предмет соблюдения новых требований закона «О персональных данных»

Сделаем заключение на соблюдение требований Роскомнадзора

Запишитесь на бесплатный аудит

Заполните форму и мы свяжемся с вами

Нажимая кнопку "Отправить", я соглашаюсь на обработку моих персональных данных в соотв. с ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ на условиях и для целей, определенных Согласием на обработку персональных данных

Нажимая кнопку "Отправить", я соглашаюсь на получение рассылки в соотв. с ФЗ от 13.03.2006 №38-ФЗ на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности

Отправить

Согласие на обработку персональных данных

В список документов для обработки персональных данных входит и согласие. Согласно ст. 9 Закона № 152-ФЗ, работать с ПДн можно только с согласия субъекта, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, исполнение договора или обязанностей по трудовому законодательству).

Согласие в обязательном порядке берется с соискателей, для клиентов — оформляется отдельным документом или в электронном виде, если ПДн собираются онлайн.

Обязательство о неразглашении персональных данных

Каждый работник, имеющий доступ к персональным сведениям, обязан подписать обязательство о неразглашении. Это обусловлено запретом на несанкционированное распространение личной информации, полученной в ходе профессиональной деятельности. Такое обязательство может быть оформлено как самостоятельный документ или включено в качестве дополнительного условия в трудовой договор.

Также понадобится приказ об утверждении перечня должностей, имеющих доступ к ПДн. С ним допущенных сотрудников знакомят под подпись.

Положение о защите ПДн

В каждой организации должен быть разработан внутренний нормативный акт, регулирующий порядок обращения с личными данными работников — Положение о защите данных Этот документ устанавливает четкие правила:

1. Система защиты информации:
   • применяемые технические средства (антивирусное ПО, системы шифрования)
   • организационные меры (назначение ответственных лиц, система парольной защиты)
   • регламент доступа к конфиденциальным сведениям
2. Процедуры обработки данных:
   • методы работы с информацией (бумажный/электронный документооборот)
   • используемое программное обеспечение
   • сроки и условия хранения
3. Действия при инцидентах:
   • алгоритм реагирования на утечки данных
   • порядок информирования контролирующих органов
   • меры по минимизации последствий

Положение утверждает генеральный директор. Все сотрудники обязаны ознакомиться с ним под роспись. При наличии профсоюзной организации ее позиция должна быть учтена в соответствии со статьей 372 ТК РФ.

Главная задача при составлении документов по обработке персональных данных — четко определить правила работы с ПДн и установить ответственность за их нарушение. Документы должны быть составлены понятным языком, исключающим двойное толкование требований.

Регламент допуска к ПДн

Порядок допуска к персональным данным можно указать в Положении или оформить отдельным документом.

Как это выглядит пошагово:

1. Определение круга лиц:
   • составляется перечень должностей, требующих работы с персональными данными;
   • для каждой позиции устанавливается минимально необходимый объем информации.
2. Принципы доступа:
   • сотрудники получают информацию строго в рамках должностных обязанностей;
   • реализуется принцип «необходимого минимума» (ст. 88 ТК РФ).
3. Разработка внутреннего регламента:
   • документ содержит поименный список уполномоченных лиц;
   • четко определяет границы доступа для каждой категории работников;
   • фиксирует виды доступных данных.

Важно отметить, что законодательство не предписывает жестких требований к форме такого документа. Вы можете самостоятельно разработать оптимальную систему защиты информации с учетом специфики деятельности

Приказ о назначении ответственного за обработку ПДн

Согласно требованиям ФЗ № 152-ФЗ, каждая организация обязана назначить специалиста, ответственного за обработку и защиту персональных данных. На практике эту функцию чаще всего возлагают на сотрудника кадровой службы. Официальное назначение оформляется соответствующим распоряжением руководителя.

Основные обязанности уполномоченного лица включают:

1. Контроль соблюдения:
   • норм законодательства о защите персональных данных;
   • внутренних регламентов компании;
   • требований информационной безопасности;
2. Организационные функции:
   • проведение инструктажей для сотрудников;
   • рассмотрение обращений граждан относительно их персональных сведений
   • обеспечение своевременного реагирования на запросы.
3. Административные задачи:
   • контроль сроков обработки запросов;
   • ведение соответствующей документации;
   • взаимодействие с контролирующими органами.

В организации может быть только один ответственный, сведения о котором передаются в реестр Роскомнадзора. На практике в крупных компаниях нередко назначают одного ответственного перед руководителем и регулятором, но при этом есть и ответственные в филиалах и отдельных подразделениях. Они подчиняются основному ответственному.

Договоры с третьими лицами на обработку ПДн

Если организация передает данные третьим лицам (например, хостинг-провайдерам), необходимо заключить договор, в котором будет прописано, что обработчик соблюдает требования ФЗ № 152-ФЗ. Это обязательный документ при обработке персональных данных, если она поручена другой компании.

Что в итоге

Как показывает практика, наличие правильно оформленного пакета документов для обработки персональных данных в организации — обязательное условие для легальной работы любого бизнеса. В 2025 году Роскомнадзор уделяет этому особое внимание, а отсутствие необходимых регламентов и положений может обернуться серьезными финансовыми и репутационными потерями.