Какие документы по персональным данным нужны медицинской организации
Клиника или другое медучреждение может обрабатывать данные пациентов, их законных представителей, сотрудников, кандидатов на работу, контрагентов, посетителей сайта, пользователей онлайн-записи и т.д. Это довольно большой объем ПДн, и медицинской организации нужна система взаимосвязанных документов, которая отражает реальные процессы обработки данных.
Учтите, что сведения о состоянии здоровья относятся к специальной категории персональных данных. Их обработка регулируется не только ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, но и ФЗ от 21.11.2011 №323-ФЗ, который закрепляет понятие врачебной тайны. Поэтому стандартного комплекта документов, который оформляют обычные ООО, клинике не хватит.
Почему для клиники недостаточно стандартного комплекта документов
Отраслевая специфика медицинской организации требует расширенного подхода к документированию обработки персональных данных. Рассмотрим ключевые особенности, которые нужно учесть при работе с персональными данными в клинике или больнице:
- Сведения о состоянии здоровья — это специальная категория, и для их обработки часто нужно письменное согласие пациента. Но клиники попадают в перечень исключений: спецкатегории ПДн можно обрабатывать без согласия, если это нужно для оказания медицинских услуг. Также согласие не нужно для оказания экстренной медпомощи.
- Врачебная тайна распространяется на сам факт обращения за медицинской помощью, диагноз, результаты обследований и лечения. Хранить ее обязаны все сотрудники клиники, а срок действия этого обязательства не ограничен — оно не прекращается даже после смерти пациента.
- Данные пациентов передаются лабораториям, страховым компаниям, медицинским информационным системам и другим подрядчикам. Каждая такая передача требует либо согласия пациента, либо иного законного основания. С каждым подрядчиком заключается договор поручения обработки.
- Онлайн-запись, CRM, телефония и формы на сайте собирают контакты пациентов, и все эти каналы должны быть учтены в политике обработки данных и подтверждены локальными актами.
- Обработка данных сотрудников также имеет особенности: допуск к медицинской деятельности подтверждается дипломами, сертификатами и иными документами. Нельзя допускать к ПДн пациентов бухгалтера, а к сведениям из 1С:Бухгалтерия — врача или медсестру. Доступ всегда должен быть ограничен.
Какие группы документов входят в комплект для медицинской организации
Все документы по персональным данным в медицинской организации можно сгруппировать по назначению.
| Группа документов |
Назначение |
Список документов |
| Организационные документы |
Формируют правовую основу обработки данных |
Политика обработки персональных данных, положение об обработке и защите ПДн, приказы о назначении ответственных, положение о комиссии по обеспечению безопасности, правила внутреннего контроля, акт оценки вреда субъектам, инструктаж для сотрудников |
| Документы для работы с пациентами |
Фиксируют законность получения и использования данных пациентов и их законных представителей |
Согласие на обработку ПДн, согласие на обработку данных, разрешенных для распространения, согласие родителя на обработку данных несовершеннолетнего, отказ и отзыв согласия, правила рассмотрения обращений субъектов, журнал учета таких обращений |
| Документы для сотрудников |
Регулируют обработку данных персонала и кандидатов на работу |
Обязательство о неразглашении, согласие на передачу данных третьей стороне, согласие на получение данных от третьих лиц, листы ознакомления с локальными актами и приказами, положение об ответственности работников, журнал учета прохождения инструктажа, матрица доступа к информационной системе |
| Документы для информационных систем и подрядчиков |
Обеспечивают техническую защиту данных и контроль подрядчиков |
Акт определения уровня защищенности ИСПДн, модель угроз безопасности информации, план мероприятий по безопасности, инструкции администратора информационной безопасности и ответственного за обработку, инструкции по антивирусной защите, работе с машинными носителями и учету лиц, допущенных к работе с ПДн, журналы учета машинных носителей и средств защиты, правила выявления инцидентов, регламент резервного копирования, акты об уничтожении данных и носителей, протоколы заседаний комиссии по безопасности |
Наши услуги по разработке документов
Мы предлагаем комплексные услуги по разработке документов:
- анализ текущего состояния компании и требований к защите информации;
- создание документов с учётом специфики вашего бизнеса и отрасли;
- подготовку комплекта документов для регистрации в Роскомнадзоре;
- формирование полного набора документов, необходимого для внутренней работы и проверок регулирующих органов.
Зачем бизнесу разрабатывать документацию по ПДн
- Соответствие требованиям закона — вы получаете полный перечень документов, необходимых оператору персональных данных.
- Снижение рисков — правильная подготовка документов снижает вероятность штрафов и претензий при проверках.
- Экономия времени — мы берём на себя весь процесс: от анализа до готового комплекта.
Что вы получаете
- Готовый пакет документов по обработке ПДн для вашей организации.
- Актуальные обязательные документы, соответствующие 152-ФЗ и приказам ФСТЭК/ФСБ.
- Гарантию готовности к проверкам Роскомнадзора и других контролирующих органов.
Разработка документации по персональным данным — это не формальность, а основа законной и безопасной работы с информацией. Мы помогаем компаниям, предпринимателям и государственным учреждениям подготовить все необходимые документы и избежать рисков.
