Сколько хранить персональные данные разных категорий после окончания отношений

Единого срока хранения персональных данных нет — он зависит от категории документа, а иногда даже от конкретной даты внутри одной и той же категории.

Общий принцип — не дольше, чем требует цель

Базовое правило мы уже разбирали в статье про принципы обработки персональных данных: данные должны храниться не дольше, чем этого требуют цели их обработки, а после достижения цели подлежат уничтожению или обезличиванию, если законом не предусмотрено иное. Дальше — именно про эти «иные» случаи, где закон прямо называет конкретный срок.

Данные сотрудников после увольнения — длительное хранение

Для части кадровых документов срок хранения измеряется десятилетиями. Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, если дело было начато до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после этой даты. Та же логика «50 или 75 лет в зависимости от даты» действует для трудовых договоров, личных карточек по форме Т-2 и приказов по личному составу. Лицевые счета по зарплате хранятся 75 лет независимо от даты их открытия.

Данные сотрудников после увольнения — короткое хранение

Другая группа документов хранится заметно короче. Табели учёта рабочего времени, заявления на отпуск, больничные листы и расчётные листки — 5 лет. Графики отпусков и документы о командировках — 3 года. Приказы о поощрениях и взысканиях — от 3 до 5 лет в зависимости от конкретного вида документа.

Бухгалтерские документы — не менее 5 лет

Этот срок касается не только сугубо кадровых документов. Бухгалтерские документы, связанные со сделками и оплатами, — в том числе данные клиентов и контрагентов, фигурирующие в этих документах, — хранятся не менее 5 лет. Это правило действует независимо от того, продолжаются ли фактические отношения с конкретным клиентом: даже если договор давно расторгнут, связанные с ним бухгалтерские документы со всеми упомянутыми в них персональными данными всё равно нужно хранить в течение этого срока.

Соискатели и отозванное согласие — короткие сроки

Для некоторых категорий срок хранения, наоборот, измеряется днями, а не годами. Данные кандидата, которому отказали в работе, нужно уничтожить в течение 30 дней после того, как цель их обработки — рассмотрение этой кандидатуры — утрачена, если нет отдельного согласия на дальнейшее хранение; подробно эта тема разобрана в статье блога про персональные данные при рекрутинге. Тот же 30-дневный срок действует, когда субъект персональных данных отзывает ранее данное согласие, — подробности в отдельной статье про отзыв согласия.

Если нужна помощь

Определить корректные сроки хранения для разных категорий данных компании и настроить процесс своевременного уничтожения помогают специалисты сервиса «Роском Онлайн».

Частые вопросы

Сколько хранить личное дело сотрудника после увольнения?

75 лет, если дело начато до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты.

Сколько хранить расчётные листки и больничные листы после увольнения сотрудника?

5 лет.

Сколько хранить график отпусков после его исполнения?

3 года.

Распространяется ли пятилетний срок хранения бухгалтерских документов на данные клиентов?

Да, документы, связанные со сделками и оплатами клиентов, хранятся не менее 5 лет независимо от того, продолжаются ли отношения.

Сколько хранить резюме кандидата, которому отказали в работе? Как правило, не более 30 дней после утраты цели обработки, если нет отдельного согласия на дальнейшее хранение.