Заполнение уведомления в Роскомнадзор в 2025 году

Перед началом работы с личной информацией клиентов, контрагентов или других лиц компания или индивидуальный предприниматель (ИП) обязаны подать уведомление в Роскомнадзор. Его можно заполнить и отправить онлайн или представить в ведомство в бумажном виде. Рассмотрим, как правильно оформить документ, кто должен его подавать, когда это не требуется и каких правил следует придерживаться.

Кто обязан уведомлять РКН

Уведомление должны подавать практически все операторы, которые планируют работать с ПДн. Роскомнадзор рассмотрит его в течение 30 дней, по результатам организацию или ИП добавят в реестр операторов. Он создан для контроля за соблюдением законодательства в области защиты ПДн.

Пример:

Компания “Ромашка” открывает интернет-магазин по продаже декоративной косметики. Для оформления заказов она собирает персональные данные клиентов: ФИО, адрес доставки, номер телефона и e-mail. Руководитель или иное уполномоченное лицо обязаны направить уведомление в Роскомнадзор, потому что ПДн обрабатываются автоматически (через сайт и базу данных), а цель обработки — доставка товаров и рассылка рекламных предложений, что требует согласия клиентов.

Получить бесплатную консультацию по регистрации в Роскомнадзоре или подготовке документов для работы с персональными данными

Консультация

Когда уведомлять РКН не нужно

Исключения указаны в ч. 2 ст. 22 ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ. Уведомление не требуется, если:

• При обработке не используются средства автоматизации процесса.
• ПДн включены в ГИС, созданные для обеспечения безопасности государства.
• Обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законами в сфере безопасности на транспорте.

Если же компания обрабатывает и хранит ПДн на бумаге, но хотя бы часть из них размещена на ПК или другом устройстве, подавать уведомление в Роскомнадзор нужно. При работе с персданными в сфере транспортной безопасности тоже необходимо уведомить ведомство, если организация занимается другими видами деятельности: ведет кадровый учет, заключает договоры и оказывает услуги, работает с клиентами.

Форма уведомления

Документ заполняется по форме, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 28 октября 2022 г. № 180. Что в нем указывается:

• Сведения об операторе.
• Цели обработки ПДн, ответственное лицо.
• Категории субъектов ПДн, чьи данные будут обрабатываться.
• На каком основании оператор будет работать с ПДн.
• Перечень действий с ПДн, которые планирует осуществлять оператор.
• Какие меры предприняты для защиты информации.
• Местоположение баз данных, в которых хранятся сведения о гражданах РФ.

Посмотреть образец заполнения уведомления можно на сайте Роскомнадзора.

Способы подачи

Документ направляется любым из предложенных способов:

• В бумажном виде, заполнив форму на сайте РКН.
• В электронном виде, используя УКЭП или подтвержденный профиль на Госуслугах.

Проще всего подать документ через Госуслуги, но для этого аккаунт заявителя должен быть подключен к учетной записи организации на портале. Если уведомление подается онлайн с использованием УКЭП не через Госуслуги, нужен настроенный плагин КриптоПро.

Рекомендации по заполнению уведомления в Роскомнадзор

Перед заполнением соберите необходимые документы, которые вам понадобятся: выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, политику работы с ПДн. Назначьте ответственного за организацию работы с данными. Оформите приказы и укажите в них категории собираемых сведений, цели сбора. Что еще важно учитывать:

• Содержание политики работы с ПДн должно соответствовать тому, что будет указано в уведомлении.
• Проверьте наличие средств защиты ПДн — они указываются в документе.
• Соберите сведения о сторонних сервисах, в которых будут размещаться ПДн: электронная почта, облачные хранилища.
• Своевременно обновляйте сведения в реестре, если изменяются данные, указанные в первоначальном уведомлении. Об этом РКН нужно известить отдельно.
• Храните подтверждение подачи документа — электронную квитанцию.

Заключение

Оператор обязан подать уведомление в Роскомнадзор перед началом обработки ПДн. За нарушение этого требования его могут оштрафовать на сумму до 5 000 рублей в зависимости от формы бизнеса. С 30 мая 2025 года штраф вырастет до 300 000 рублей. Если возникли сложности при заполнении документа, стоит обратиться к юристам, которые все оформят правильно и подадут в ведомство.